So hältst du dein Company Brain aktuell

Die meisten Wissensprojekte scheitern nicht am Anfang. Der erste Monat läuft gut: Jemand sammelt die Dokumente, schreibt die wichtigen Rules auf, verbindet eine KI damit. Sechs Monate später hat sich die Rückgaberegel zweimal geändert, zwei Leute sind gegangen, und die KI zitiert eine Fassung, von der niemand weiß, wer sie freigegeben hat.

Ein Company Brain hat dasselbe Problem wie ein Wiki, nur schlimmer. Eine KI wiederholt eine veraltete Rule mit voller Überzeugung und in deinem Namen. Diese Praktiken halten es richtig. Wir haben sie beim Aufbau unseres eigenen Brains gesammelt und aus dem, was in den Setups anderer Teams schiefgeht.

Rules schreiben

1. Eine Entscheidung pro Rule, mit Begründung. „Rückgaben nehmen wir 30 Tage lang an, weil unser Lieferant sie 45 Tage lang zurücknimmt.“ Die Begründung hat zwei Aufgaben. Sie hilft der KI bei dem Fall, den die Rule nicht vorhergesehen hat. Und sie sagt dem nächsten Owner, ob die Rule noch Sinn ergibt, wenn sich der Liefervertrag ändert.

2. Rules, keine Fakten. Der heutige Preis, die Adresse eines Kunden oder welche Version gerade live ist, gehören in die Systeme, die das ohnehin halten. Das Brain sagt, was gilt: wer einen Rabatt geben darf, bis wohin und wann man nachfragt. Beides zu vermischen ist der schnellste Weg zu einem Brain, das am Freitag schon veraltet ist.

3. Schreib die Ausnahme neben die Rule. Im Normalfall geht die KI selten schief. „Großhandelskunden bekommen 60 Tage“ ist der Satz, den deine Support-KI braucht, und genau der fehlt meistens. Wenn du Wissen über Interviews sammelst, frag nach dem letzten Fall, der nicht normal gelaufen ist.

Verantwortung

4. Ein Owner pro Topic, und der ist eine Person. „Das Support-Team“ kann nichts freigeben. Nimm die Person, die den wütenden Anruf bekäme, wenn die Rule falsch wäre. Wechselt sie die Stelle, gehört die Übergabe ihrer Topics zur Übergabe, wie Schlüssel und Passwörter.

5. Änderungen laufen über den Owner, Korrekturen auch. Korrigiert jemand die KI im Chat („nein, Liefertermine versprechen wir nie“), verschwindet das meist in einem Chat-Gedächtnis, das sonst niemand sieht. Mach daraus stattdessen ein Proposal an den Owner. Ist es freigegeben, bekommt es jedes Tool, nicht nur das, in dem korrigiert wurde.

Konsistent bleiben

6. Lass Conflicts sichtbar werden, glätte sie nicht. Widersprechen sich zwei Rules, sollten beide Owner es sehen, und keine gewinnt automatisch. Sie können eine Rule durch die andere ersetzen, eine auf einen Sonderfall begrenzen, beide zusammenführen oder entscheiden, dass es kein echter Conflict war. Sie sollten nur nicht beide stehen lassen und die KI wählen lassen.

7. Ersetzen statt löschen. Jede Rule hat eine Version und ein Datum, ab dem sie gilt. Ändert sie sich, wird die alte Version als ersetzt markiert. So kannst du die Frage beantworten, die in jeder Beschwerde kommt: Was hat die KI diesem Kunden im März gesagt, und war das damals richtig?

8. Kennzeichne, was noch nicht freigegeben ist. Viele Rules sind schon im Einsatz, bevor sie jemand offiziell abgenommen hat. Das zu verstecken hilft nicht. Kennzeichne diese Rules überall, wo sie auftauchen, auch in der Antwort der KI, und prüfe sie in Paketen. Ein ehrliches „18 von 60 Rules freigegeben“ ist besser als ein Brain, das nur fertig aussieht.

Prüfen, ob es funktioniert

9. Gib wichtigen Rules einen Testfall. Schreib eine realistische Frage auf und was eine gute Antwort enthalten muss. „Kunde will einen geöffneten Artikel nach 40 Tagen zurückgeben“ → die Antwort verweist auf die 30-Tage-Grenze und verspricht keine Ausnahme. Lass diese Fälle laufen, sobald sich eine Rule ändert und jedes Mal, wenn du ein KI-Modell wechselst oder aktualisierst. So merkst du, dass das neue Modell deine Rules anders liest, bevor es ein Kunde merkt.

10. Mach jede Antwort nachvollziehbar. Sieht eine Antwort falsch aus, musst du sehen, welche Rule in welcher Version die KI verwendet hat. Ohne diese Spur rätst du, welches Dokument sie gefunden hat. Mit ihr korrigierst du eine Rule einmal, und jedes Tool bekommt die Korrektur.

Woran du merkst, dass es klappt

Dafür brauchst du kein Dashboard. Drei Fragen reichen:

• Korrigieren Leute die KI immer noch mehrfach beim selben Punkt?
• Geben zwei Tools auf dieselbe Frage dieselbe Antwort?
• Wie lange hat es beim letzten Mal gedauert, bis jede KI einer geänderten Rule gefolgt ist?

Lauten die Antworten „selten“, „ja“ und „am selben Tag“, macht das Brain seinen Job. Wenn nicht, liegt es meistens an einem der zehn Punkte, am häufigsten an einem Topic ohne echten Owner.

Fang klein an

Nichts davon braucht einen großen Rollout. Nimm ein Topic, benenne den Owner, schreib die zwanzig wichtigsten Rules mit je einer Begründung auf und ergänze drei Testfälle. Schließ jedes KI-Tool, das du nutzt, an diese eine Quelle an, nicht an Kopien davon. Dann lass es einen Monat laufen und zähl die Korrekturen.

Genau dieses Setup bauen wir mit CtxCore Brain: Owner geben frei, Conflicts tauchen von selbst auf, wichtige Rules tragen Testfälle, und jede Antwort zeigt, welchen Rules sie gefolgt ist. Was wir beim Aufbau an uns selbst gelernt haben, steht in Acht Lektionen aus unserem eigenen Company Brain.