Acht Lektionen aus unserem eigenen Company Brain

Bevor wir jemanden gebeten haben, einem Company Brain zu vertrauen, haben wir unsere eigene Firma darin untergebracht. Jedes KI-Tool, das wir nutzen, liest jetzt dieselben Rules, bevor es in unserem Namen schreibt: wie wir E-Mails formulieren, was wir anbieten und was nicht, wie wir Fakten prüfen, bevor wir sie verschicken. Coding Agents, Chat-Assistenten und ein Voice Agent holen sich alles aus einer Quelle.

Angefangen haben wir mit dem Bereich, den wir jeden Tag brauchen: wie wir kommunizieren. Die meisten dieser Rules gab es schon, als verstreute Notizen und Korrekturen, die wir unseren KI-Tools über Monate gegeben hatten. Sie an einem Ort zusammenzubringen, hat uns mehr beigebracht als die ganze Planung. Das würden wir jedem sagen, der anfängt.

1. Topics sind Verantwortungsbereiche, keine Projekte

Beim ersten Import haben wir Rules danach sortiert, worum es ging: ein Kundenprojekt, ein Tool, eine Website. Das sah aufgeräumt aus und war nutzlos. Eine Rule dazu, wie wir Festpreise nennen, gilt für jedes Projekt. Und „das Website-Projekt“ gehört niemandem in dem Sinn, dass einer entscheidet, was stimmt.

Topics funktionieren nur, wenn sie zu jemandem passen, der entscheidet: Kommunikation, Vertrieb und Angebote, Qualitätsprüfung. Kannst du die Person nicht nennen, die eine Änderung freigeben würde, ist es kein Topic.

2. Rules und Fakten sind verschiedene Dinge

Vieles von dem, was wir aufgeschrieben hatten, war Status: welche Version gerade live ist, welche Account-ID zu welchem Dienst gehört, was ein Kunde letzten Dienstag gesagt hat. Das ist nützlich, ändert sich aber jede Woche, und niemand gibt es frei.

Eine Rule sagt, was gilt und warum. „Kunden-E-Mails nennen einen Festpreis, nie Stunden“ ist eine Rule. „Der aktuelle Preis ist X“ ist ein Fakt, der in eine Preisliste oder ein CRM gehört. Als wir beides vermischt haben, war das Brain nach wenigen Tagen veraltet, und die echten Rules gingen unter. Heute bleiben Fakten in den Systemen, zu denen sie gehören. Das Brain enthält nur, was jemand entschieden hat.

3. Widersprüche behalten

Unser erster Extraktionsschritt war zu hilfsbereit. Widersprachen sich zwei Aussagen, hat er entweder eine als „Meinung“ verworfen oder beide zu einer glatteren Rule verschmolzen. Beides versteckt genau das, was ein Owner sehen muss.

Ein Widerspruch ist eine Information. Jemand glaubt, die Rückgabefrist sei 30 Tage, jemand anderes glaubt 14, und beide haben der KI ihre Version erzählt. Wir haben die Extraktion so geändert, dass Widersprüche als Conflicts erhalten bleiben und bei den Leuten landen, die entscheiden müssen.

4. Zahlen sind auch Entscheidungen

„Unter diesem Preis gehen wir bei einer Website nicht“ haben wir zuerst als Fakt abgelegt und fallen lassen, weil es nach Daten aussah. Das ist es nicht. Eine Preisuntergrenze, ein Rabattlimit oder eine Freigabeschwelle ist eine Entscheidung, die jemand getroffen hat und für die jemand geradesteht. Wenn deine Extraktion jede Zahl als Fakt behandelt, verlierst du einige deiner wichtigsten Rules.

5. Bessere Anweisungen schlagen ein größeres Modell

Einmal hat ein kleineres Modell immer wieder eine Rule zu Gutscheinen übersehen. Es hat geraten, welches Topic es öffnet, das falsche aufgemacht und trotzdem selbstsicher geantwortet. Die naheliegende Lösung war ein teureres Modell.

Geholfen hat ein einziger Satz in den Anweisungen, die jede KI bekommt: erst suchen, und zwar einmal pro Aspekt der Aufgabe. Eine Frage zu einer Rabatt-Mail berührt Preise, Tonalität und das, was man versprechen darf. Das sind drei Suchen statt einmal raten. Bei ChatGPT zeigte sich über dieselbe Verbindung das gleiche Muster. Probier erst die Anweisungen aus, bevor du für ein größeres Modell zahlst.

6. Kopien driften auseinander, Live-Verbindungen nicht

Früher lagen unsere Rules an mehreren Orten gleichzeitig: eine Projektdatei in einem Assistenten, eigene Anweisungen in einem anderen, ein eingefügtes Dokument in einem dritten. Jedes war eine Kopie, und jede Kopie sah ein bisschen anders aus.

Konsistent blieb nur eine Live-Verbindung. Jedes Tool fragt das Brain in dem Moment, in dem es eine Rule braucht, heute über MCP (Model Context Protocol). Projektdateien, Custom GPTs und hochgeladene Dokumente sind Momentaufnahmen. Als Start sind sie in Ordnung. Eine Single Source of Truth sind sie nicht.

7. Eine harte Freigabeschranke bremst alles aus

Von Anfang an haben wir gesagt: Nichts gilt, bevor sein Owner es freigegeben hat. Dann haben wir Rules aus Monaten importiert, an die sich die KI längst hielt. Hätten wir alle zurückgehalten, bis jemand jede einzeln geprüft hat, wüsste die KI plötzlich weniger als am Tag davor.

Deshalb haben wir einen eigenen Status eingeführt: already live. Eine Rule, die im Einsatz ist, aber noch nicht freigegeben, trägt dieses Label überall: in der Antwort der KI, in der Liste, im Graph. Die Owner prüfen sie in Paketen. In unserem eigenen Setup tragen die meisten Rules dieses Label noch immer. Wir sehen lieber die ehrliche Zahl, als so zu tun, als sei alles abgenommen.

8. Jemand muss die Ergebnisse trotzdem lesen

Die automatische Extraktion trifft das meiste richtig und manches merkwürdig falsch. Eine unserer „Rules“ war in Wahrheit der eigene Kommentar der Extraktion zu einem Kandidaten, den sie verworfen hatte. Bei Interviews gibt es eine leisere Falle: Stellt die KI eine Suggestivfrage und die Person antwortet „ja, ungefähr“, stammt die Rule von der KI und nicht vom Experten. Heute zählt nur das als Beleg, was die interviewte Person selbst gesagt hat.

Beides ist kein Grund, auf Automatisierung zu verzichten. Beides ist ein Grund, zwischen Draft und Veröffentlichung einen Menschen zu behalten.

Was wir anders machen würden

Wir würden noch kleiner anfangen. Ein Topic, ein Owner, zwanzig Rules, und jedes KI-Tool vom ersten Tag an daran angeschlossen. Der Nutzen zeigte sich in dem Moment, in dem wir denselben Fehler nicht zum dritten Mal korrigieren mussten, und das war schon mit sehr wenigen Rules so.

Wenn du das an deiner eigenen Firma ausprobieren willst: Der Schnellstart in unserem Company-Brain-Leitfaden funktioniert ganz ohne Software. Wächst du aus einer einzelnen Seite heraus, ist genau dafür CtxCore Brain da.