KI-Schulung für Unternehmen: warum sie selten wirkt

Die Schulung lief gut. Vierzig Leute im Besprechungsraum oder in der Videokonferenz, ein Trainer, der die Tools kannte, eine Demo, in der ChatGPT in vier Sekunden einen Newsletter schrieb. Alle haben an den richtigen Stellen gelacht. Die Feedbackbögen kamen mit Vieren und Fünfen zurück.

Zwei Wochen später fragt die Geschäftsführung nach. Ein paar Leute lassen sich von ChatGPT Mails umformulieren. Einer hat sich einen Prompt für Besprechungsprotokolle gebaut. Alle anderen arbeiten genau wie vorher. An der Art, wie Eingangsrechnungen bearbeitet, Angebote geschrieben oder Kundenanfragen beantwortet werden, hat sich nichts geändert.

Das ist das häufigste Ergebnis einer KI-Schulung für Unternehmen. Am Trainer liegt es selten.

Warum eine allgemeine Schulung die Arbeit nicht verändert

Eine allgemeine KI-Schulung erklärt das Werkzeug. Was ein Sprachmodell ist, wie man einen Prompt schreibt, was es gut kann und wo es sich Dinge ausdenkt. Das ist nützliches Wissen. Es liegt aber einen Schritt neben der eigentlichen Arbeit.

Die Kollegin in der Kreditorenbuchhaltung muss kein Gedicht mit ChatGPT schreiben. Sie will wissen, ob es bei den 200 Eingangsrechnungen im Monat hilft, die Hälfte davon gescannte PDFs, bevor sie in DATEV landen. Und was mit denen passiert, bei denen die Umsatzsteuer-ID nicht stimmt. Darauf kann die Schulung nicht antworten, denn sie kennt ihre Rechnungen nicht.

Die Übertragung bleibt also bei jedem Teilnehmer hängen. Überlegen Sie sich zu Hause, wo das in Ihre Arbeit passt. Die meisten haben viel zu tun, die nächste Frist ist morgen, und das Überlegen findet nie statt. Wer es doch versucht, nimmt meist etwas Kleines und Persönliches, eine Mail umschreiben zum Beispiel, weil die Beispiele in der Schulung genau so aussahen.

Dazu kommt ein zweites Problem. Einzelne Nutzung ergibt noch kein Team, das anders arbeitet. Wenn fünf Leute jeweils ihren eigenen Weg mit KI finden, haben Sie fünf private Gewohnheiten, fünf Sätze Anweisungen, die sonst niemand sieht, und keine gemeinsame Vorstellung davon, was das Tool tun soll und was nicht. Was das mit den Antworten macht, habe ich in warum Ihr Team von derselben KI unterschiedliche Antworten bekommt beschrieben.

Was ein Workshop zu Ihren eigenen Abläufen anders macht

Der Unterschied ist der Ausgangspunkt. Eine Schulung fängt beim Werkzeug an und hofft, dass die Abläufe folgen. Ein Workshop fängt bei der Arbeit an.

Praktisch heißt das: Die Leute, die einen Ablauf erledigen, sitzen zusammen. Nicht vierzig aus allen Abteilungen, sondern die sechs oder acht, die Aufträge bearbeiten, den Kundenservice machen oder den Monatsabschluss. Bevor jemand über KI redet, gehen Sie gemeinsam durch, was tatsächlich passiert. Woher kommt die Anfrage? Was schlagen Sie nach? Wo kopieren Sie etwas von A nach B? Wo warten Sie auf jemanden? Wo passieren Fehler?

Schon dieser Durchgang bringt meist etwas ans Licht. Leute, die seit Jahren nebeneinander arbeiten, merken, dass sie denselben Schritt unterschiedlich machen. Jemand erwähnt eine Excel-Liste, von der sonst keiner wusste. Die Abteilungsleitung erfährt, dass eine Aufgabe, die sie auf zehn Minuten geschätzt hat, eine Stunde dauert.

Dann stellen Sie Schritt für Schritt die Frage, die eine Schulung nie stellen kann: Könnte KI diesen Teil übernehmen oder dabei helfen? Manche Antworten sind Ja. Viele sind Nein oder noch nicht, weil die Regeln nirgends stehen oder die Daten in einem System liegen, an das niemand herankommt. Beide Arten von Antwort sind wertvoll.

Ein typischer Workshop endet mit einer kurzen Liste. Drei oder vier Anwendungsfälle, jeder an einem echten Schritt in einem echten Ablauf, jeweils mit einer groben Vorstellung davon, wie viel Zeit er heute kostet und was nötig wäre, damit es klappt. Einer davon wird als Erstes ausprobiert.

Was sich danach ändert

Das Ergebnis eines guten Workshops ist keine Begeisterung. Es ist ein Dokument, mit dem jemand nächste Woche arbeiten kann.

Konkrete Anwendungsfälle. Statt „KI im Kundenservice einsetzen“ etwa: „Antwortentwürfe zu Lieferzeitfragen aus dem Warenwirtschaftssystem, vor dem Versand von einem Menschen geprüft.“ Konkret genug, dass man sieht, ob es funktioniert.

Eine ehrliche Nein-Liste. Was zur Sprache kam und sich nicht lohnt, mit Begründung. Das erspart Ihnen, in einem halben Jahr wieder bei derselben Idee zu landen.

Ein Plan für den ersten Schritt. Wer verantwortlich ist, welche Daten gebraucht werden, wie Sie an echten Fällen testen und welches Ergebnis gut genug wäre.

Eine gemeinsame Sprache. Das Team im Raum hat jetzt dasselbe Bild davon, was KI in seinem Ablauf tun soll. Das wiegt mehr als jeder Prompt-Trick, denn mit dem Ergebnis leben muss das Team.

Dazu kommt: Was Leute selbst mit entworfen haben, nutzen sie eher. Wenn die Buchhaltung den Rechnungsfall selbst ausgewählt hat, will sie auch sehen, dass er funktioniert. Das ist ein anderer Start als ein Tool, das nach einer Schulung von oben kommt.

Wann eine Schulung trotzdem sinnvoll ist

Eine Grundlagenschulung hat ihren Platz. Wenn die meisten in der Firma noch nie ein KI-Tool benutzt haben, nimmt eine kurze Einführung Berührungsängste und gibt allen dieselben Begriffe. Machen Sie das zuerst, halten Sie es kurz und erwarten Sie nicht, dass sich dadurch Abläufe ändern.

Lautet die Frage aber „Wie holen wir im Alltag wirklich etwas aus KI heraus?“, ist eine Schulung das falsche Format. Dann brauchen Sie Zeit mit Ihren eigenen Abläufen und jemanden, der sagt, welche Ideen realistisch sind.

So läuft mein KI-Workshop: ein Team, ein oder zwei Abläufe, und Sie gehen mit aufgeschriebenen Anwendungsfällen und einem Plan raus.